Beglaubigte Übersetzung oder Apostille?

Wenn Sie ein ukrainisches Dokument beim Standesamt, der Ausländerbehörde oder einer Anerkennungsstelle einreichen müssen, taucht früher oder später dieselbe Frage auf: Reicht eine Übersetzung, oder brauchen Sie zusätzlich eine Apostille? Die Verwirrung ist verständlich – beide Begriffe klingen nach „irgendetwas mit Legalisierung“, dabei erfüllen Apostille und beglaubigte Übersetzung völlig unterschiedliche Aufgaben und ersetzen einander fast nie.

Im Folgenden erklären wir den Unterschied einfach und zeigen, wann eine Übersetzung allein genügt und wann beide Dokumente zusammen benötigt werden. Die Angaben beruhen auf offiziellen Quellen (Auswärtiges Amt, Bundesportal, Justizportal des Bundes und der Länder) und sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuell – die konkreten Anforderungen sollten Sie stets bei der Behörde erfragen, die die Unterlagen entgegennimmt.

Kurz gesagt: das Wichtigste in 20 Sekunden

• Die Apostille bestätigt die Echtheit des Originaldokuments – die Unterschrift und den Stempel der ausstellenden Stelle. Über die inhaltliche Richtigkeit der Angaben sagt sie nichts aus
• Die beglaubigte Übersetzung macht den Inhalt des Dokuments für eine deutsche Behörde verständlich – sie übersetzt den Text, legalisiert aber nicht das Original
• Apostille und Übersetzung werden fast immer gemeinsam benötigt, wenn eine Behörde eine Apostille verlangt – sie ergänzen sich, ersetzen einander aber nicht
• Die Ukraine ist seit 2003 Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens; im Verhältnis zwischen Deutschland und der Ukraine gilt das Übereinkommen seit Juli 2010
• In der Ukraine apostilliert das Justizministerium Standesamts-, notarielle und gerichtliche Dokumente, das Bildungsministerium Diplome und das Außenministerium die meisten übrigen Dokumente
• In Deutschland darf eine beglaubigte Übersetzung nur von einem gerichtlich ermächtigten bzw. beeidigten Übersetzer angefertigt werden – eine gewöhnliche Übersetzung wird von Behörden in der Regel nicht akzeptiert
• Ob eine Apostille erforderlich ist, legt die jeweilige empfangende Behörde fest – eine einheitliche bundesweite Regel dafür gibt es nicht

Was ist eine beglaubigte Übersetzung

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung, die mit einem Bestätigungsvermerk versehen ist: Der Übersetzer bestätigt darin, dass die Übersetzung vollständig und richtig im Vergleich zum vorgelegten Original oder zur Kopie ist, und versieht sie mit Stempel und Unterschrift.

• Beglaubigen darf nur ein Übersetzer, der vor einem Landgericht allgemein vereidigt wurde – diese Vereidigung gilt bundesweit vor allen Gerichten und Behörden
• Die Bezeichnung unterscheidet sich je nach Bundesland: „ermächtigter Übersetzer" (u. a. Berlin, Brandenburg, Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Schleswig-Holstein, Thüringen) oder „öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer" (u. a. Bayern, Sachsen, Baden-Württemberg) – rechtlich handelt es sich um denselben Status
• Die Berechtigung eines Übersetzers lässt sich in der offiziellen Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen (justiz-dolmetscher.de) prüfen

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das bundesweite Gerichtsdolmetschergesetz (GDolmG), das die Vereidigung bundesweit vereinheitlichen soll. Für Dolmetscher ist die Vereinheitlichung bereits umgesetzt; für Übersetzer haben die Länder eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, um die Regelungen vollständig anzugleichen – deshalb bestehen aktuell noch kleinere Unterschiede in Bezeichnung und Verfahren zwischen den Bundesländern.

Was ist eine Apostille

Die Apostille ist ein amtlicher Vermerk nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Funktion der unterzeichnenden Person und die Echtheit des Siegels oder Stempels auf der Urkunde.

• Die Apostille bestätigt NICHT, dass die Angaben im Dokument inhaltlich richtig sind – nur, dass Unterschrift und Siegel echt sind
• Beispiel der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH): Eine Apostille auf einer Geburtsurkunde bestätigt nicht, dass Name oder Geburtsdatum korrekt sind – nur, dass Unterschrift und Siegel der ausstellenden Stelle echt sind
• In der Ukraine apostilliert das Justizministerium Standesamtsurkunden sowie notarielle und gerichtliche Dokumente, das Bildungs- und Wissenschaftsministerium Diplome und Bildungsnachweise, das Außenministerium die meisten übrigen Dokumente (z. B. medizinische oder rentenbezogene)
• In Deutschland gibt es keine einzelne zuständige Stelle für die Apostille – wer sie erteilt, hängt davon ab, welche Behörde das Ausgangsdokument ausgestellt hat: Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) apostilliert Dokumente von Bundesbehörden, für Dokumente von Landesbehörden (z. B. die meisten Personenstandsurkunden) ist die zuständige Stelle des jeweiligen Bundeslandes zuständig

Der entscheidende Unterschied: Übersetzung ist keine Legalisation

Apostille und beglaubigte Übersetzung beantworten zwei unterschiedliche Fragen.

• Die Apostille beantwortet: „Ist dieses Dokument echt, und war die ausstellende Stelle dazu befugt?"
• Die Übersetzung beantwortet: „Was steht in diesem Dokument – in einer für die Behörde verständlichen Sprache?"

Deshalb ersetzt die Apostille keine Übersetzung, und die Übersetzung ersetzt keine Apostille. Verlangt eine Behörde beides, werden beide Dokumente gemeinsam benötigt – das apostillierte Original (bzw. eine Kopie davon) und dessen beglaubigte Übersetzung.

Wann genügt nur eine Übersetzung

Behörden sind nicht verpflichtet, für jedes ausländische Dokument eine Apostille zu verlangen – in vielen Fällen genügt eine beglaubigte Übersetzung.

Eine einheitliche bundesweite Liste von Fällen „nur Übersetzung, keine Apostille“ existiert nicht – das entscheidet die jeweilige empfangende Behörde. Zwischen EU-Staaten entfällt die Legalisation dank der EU-Verordnung (EU) 2016/1191 in vielen Fällen ganz, diese Verordnung gilt jedoch nicht für die Ukraine, da sie kein EU-Mitgliedstaat ist. In der Praxis akzeptieren manche Behörden einzelne ukrainische Dokumente auch ohne Apostille, wenn dies ihren internen Vorgaben nicht widerspricht – darauf sollte man sich jedoch nicht im Voraus verlassen: Am zuverlässigsten ist es, die Anforderungen vor der Übersetzung direkt bei der Stelle zu erfragen, bei der die Unterlagen eingereicht werden.

Wann Übersetzung und Apostille gemeinsam benötigt werden

Eine Apostille auf einem ukrainischen Dokument wird zusätzlich zur Übersetzung typischerweise in folgenden Fällen verlangt (die Liste ist beispielhaft, nicht abschließend und ersetzt nicht die Anforderungen der konkreten Behörde):

• Personenstandsurkunden – Geburts-, Ehe-, Scheidungs- und Sterbeurkunden – bei Vorlage beim Standesamt
• Diplome und Notenübersichten – bei der Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse durch die ZAB oder eine fachlich zuständige Stelle
• Gerichtliche und notarielle Dokumente – Vollmachten, Gerichtsentscheidungen, notarielle Erklärungen

Eine offizielle, bundesweit einheitliche Liste „diese Dokumente benötigen zwingend eine Apostille“ existiert nicht – Standesamt, Ausländerbehörde, Gericht oder Anerkennungsstelle entscheiden dies im Rahmen ihrer Zuständigkeit. Als Faustregel gilt: Zwischen Deutschland und der Ukraine gibt es kein gesondertes Abkommen, das auf die Apostille verzichtet, daher sollte man im Zweifel davon ausgehen, dass eine Apostille benötigt wird, sofern die konkrete Behörde nichts anderes mitteilt.

Wird die Apostille selbst mitübersetzt

Eine offizielle Klarstellung genau zu dieser Frage konnten wir weder auf der Website des Auswärtigen Amts noch bei anderen offiziellen Stellen finden. Nach etablierter Praxis vereidigter Übersetzer wird zunächst die Apostille auf das Originaldokument aufgebracht, anschließend wird das gesamte Dokument – einschließlich des Apostillentextes – als Einheit übersetzt.

Wir folgen dieser Praxis: Senden Sie uns ein Dokument mit bereits angebrachter Apostille, wird diese in die Übersetzung einbezogen. Wird eine Apostille benötigt, liegt aber noch nicht vor, empfehlen wir, sie zuerst bei der zuständigen ukrainischen Stelle zu beantragen und erst danach die Übersetzung in Auftrag zu geben – das ist der zuverlässigste Ablauf.

Warum die Anforderungen bei der empfangenden Stelle zu erfragen sind

Die Praxis zeigt: Zwei verschiedene Standesämter in benachbarten Städten, zwei verschiedene Ausländerbehörden oder zwei verschiedene Anerkennungsstellen können mit demselben ukrainischen Dokument unterschiedlich umgehen. Offizielle Quellen – etwa das Portal Anerkennung in Deutschland – weisen ausdrücklich darauf hin, dass die empfangende Stelle festlegt, in welcher Form sie ein Dokument akzeptiert: Original, Kopie, mit oder ohne Apostille, mit oder ohne Übersetzung.

Am zuverlässigsten ist es daher, vor der Beauftragung von Übersetzung und Apostille die genauen Anforderungen direkt bei der Stelle zu erfragen, bei der die Unterlagen eingereicht werden. Das spart Zeit und Geld: Eine Übersetzung ohne die eigentlich erforderliche Apostille oder eine Apostille, die erst nach der Übersetzung eingeholt wird, kann doppelte Arbeit bedeuten.

Typische Fehler

• Die Übersetzung in Auftrag geben, bevor die Apostille auf dem Original angebracht ist – dann bleibt die Apostille unübersetzt, und das Dokument muss erneut übersetzt werden
• Eine Übersetzung verwenden, die nicht von einem in Deutschland vereidigten Übersetzer angefertigt wurde – solche Übersetzungen werden von Behörden meist nicht akzeptiert
• Annehmen, die Apostille ersetze die Übersetzung oder umgekehrt – es handelt sich um zwei unterschiedliche Dokumente mit unterschiedlichen Funktionen
• Die Anforderungen nicht vorab bei der konkreten Behörde klären und sich stattdessen auf Erfahrungsberichte Dritter verlassen – die Anforderungen unterscheiden sich selbst zwischen benachbarten Standesämtern

Schritt für Schritt vorgehen

• Erfragen Sie bei der empfangenden Stelle die genaue Anforderung: Ist eine Apostille nötig, ist eine Übersetzung nötig, in welcher Form – Original, Kopie, beglaubigte Kopie?
• Falls eine Apostille benötigt wird, holen Sie diese in der Ukraine bei der zuständigen Stelle ein (Justizministerium für Standesamts-, notarielle und gerichtliche Dokumente; Bildungsministerium für Diplome; Außenministerium für die meisten übrigen Dokumente) – vor der Übersetzung
• Senden Sie uns ein scharfes Foto oder einen Scan des Dokuments (mit bereits angebrachter Apostille, falls vorhanden) zur Einschätzung von Umfang und Preis
• Nach Ihrer Bestätigung fertigen wir die beglaubigte Übersetzung als vereidigter Übersetzer für Ukrainisch und Russisch an – einschließlich des Apostillentextes, falls vorhanden
• Sie erhalten die fertige Übersetzung per Post mit Originalstempel oder elektronisch, sofern die Behörde dieses Format akzeptiert

Mehr zur Übersetzung einzelner Dokumententypen – Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Diplom mit Notenübersicht, Führungszeugnis – finden Sie in unseren weiteren Beiträgen. Einen Überblick, welche deutschen Behörden wann eine Übersetzung verlangen, bietet der Artikel „Deutsche Behörden und Übersetzungen“.

Welche Dokumente wir in diesem Zusammenhang übersetzen

In der Praxis begegnen uns rund um Apostille und Legalisation vor allem folgende Dokumente. Wir fertigen die beglaubigte Übersetzung an – mit oder ohne bereits angebrachte Apostille:

• Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden für das Standesamt
• Diplome und Notenübersichten für die Anerkennung ausländischer Abschlüsse
• Gerichtsurteile, -beschlüsse und notarielle Vollmachten
• Führungszeugnisse und weitere Unterlagen für die Ausländerbehörde
• Dokumente für deutsche Konsulate und Botschaften

Einzelne Dokumententypen behandeln wir ausführlicher in eigenen Beiträgen, etwa zur Geburtsurkunde oder zum Diplom mit Notenübersicht. Mehr zur Anerkennung selbst finden Sie im Beitrag „Anerkennung ukrainischer Diplome“.

Häufig gestellte Fragen